Veri sorumlusu kim?
Noyan Asistan hizmetini Abdullah Kara (Solneks; Milas Vergi Dairesi, VKN 4990632734; Milas / Muğla) yürütür; bu metinde "Noyan Asistan" bu işletmeyi ifade eder. Hizmet iki farklı veri işleme alanına sahiptir. Hangi alanda kimin karar verdiği, veri sorumlusunu da belirler.
Firma hesabınız
Noyan Asistan; firma kaydı, kullanıcı hesabı, oturum ve denetim kayıtları için veri sorumlusudur. Bu verilerin neden ve nasıl işleneceğine platform karar verir.
Firmanızın müşterileri
Müşteri kayıtlarına hangi verilerin girileceğine firmanız karar verir. Bu verilerin veri sorumlusu firmanızdır. Noyan Asistan verileri yalnızca hizmeti sunmak için, veri işleyen sıfatıyla işler. Hizmet ve Veri İşleme Sözleşmesi bu ilişkiyi düzenler.
Müşterilerinizi aydınlatmak, gerekli hâllerde açık rıza almak ve müşterilerinizden gelen KVKK başvurularını yanıtlamak firmanızın sorumluluğundadır. Personel kayıtları, vardiya, izin ve fiili çalışma saatleri de firmanız adına işlenir; çalışanlarınızı aydınlatmak da firmanızın sorumluluğundadır.
Hangi verileri işliyoruz?
Platformda aşağıdaki veri grupları bulunur. Verileri elektronik ortamda; kayıt ve ayar formlarından, firmanızın platforma girdiği kayıtlardan, teklif bağlantısı üzerinden verilen kararlardan ve oturum ile işlem kayıtlarından otomatik yollarla toplarız. Serbest metin alanlarına yalnızca işiniz için gereken bilgileri girin.
| Veri grubu | İçerik | Kimin verisi? |
|---|---|---|
| Firma bilgileri | Firma adı, ticari unvan, adres, telefon, e-posta, vergi dairesi, vergi numarası, logo, aktiflik ve kayıt tarihleri | Firma ve şahıs firması sahibi |
| Kullanıcı ve hesap güvenliği | Ad, e-posta, parola özeti, rol, yönetici ve aktiflik bilgileri, oturum iptal sürümü, son giriş ve kayıt tarihleri | Firma kullanıcıları |
| Firma ayarları | SMTP sunucusu, bağlantı noktası, güvenli bağlantı seçimi, kullanıcı adı, şifreli e-posta parolası, gönderen adı, teklif alt notu, varsayılan KDV, fiyat ve geçerlilik ayarları | Firma ve ayarı yapan kullanıcı |
| Müşteri bilgileri | Ad, telefon, e-posta, adres, vergi dairesi, vergi numarası, isteğe bağlı T.C. kimlik numarası, serbest metin notu, aktiflik ve kayıt tarihleri | Firmanızın müşterileri |
| Teklif ve karar bilgileri | Müşteri bağlantısı, teklif numarası ve tarihleri, durum, indirim ve tutarlar, not, paylaşım anahtarı, gönderim, kabul veya ret zamanı ve yalnız kabul kararında teklif kaydına yazılan IP adresi | Firma kullanıcısı ve teklif alıcısı |
| Denetim kayıtları | İşlemi yapan kullanıcı, işlem türü, hedef kayıt, IP adresi, işlem ayrıntısı ve tarih | Firma kullanıcıları ve teklif alıcıları |
| Ticari veriler | Ürün, stok, marka, model, fiyat, açıklama, teklif kalemleri ve teklif sayacı bilgileri | Genellikle kişisel veri değildir; şahıs işletmesiyle veya bir kişiyle ilişkilendiğinde kişisel veri olabilir |
T.C. kimlik numarası için dikkat
T.C. kimlik numarası özel nitelikli kişisel veri değildir; ancak kişiyi doğrudan belirleyen önemli bir bilgidir. Alan zorunlu değildir. Bu bilgiyi yalnızca açık bir iş ihtiyacınız ve geçerli hukuki sebebiniz varsa girin. Müşterinizi aydınlatma ve gerekiyorsa rızasını alma yükümlülüğü sizdedir.
Verileri neden işliyoruz?
- Firma hesabını açmak, kullanıcıları tanımak ve yetkilerini yönetmek
- Oturumu güvenli biçimde sürdürmek ve gerektiğinde iptal etmek
- Müşteri, ürün ve teklif kayıtlarını firmanız adına saklamak
- Teklif hazırlamak, PDF üretmek, paylaşım bağlantısı oluşturmak ve teklifi firmanızın e-posta sunucusundan göndermek
- Teklifin kabul veya ret kararını, zamanı ve IP adresiyle birlikte kaydetmek
- Hataları araştırmak, yetkisiz kullanımı önlemek ve işlem geçmişini göstermek
- Firma sahibi açtıysa, kullanıcıların asistana sorduğu sorulara firma kayıtlarından cevap vermek
- Destek taleplerini yanıtlamak ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek
Hukuki sebepler
Firma hesabı ve kullanıcı verilerini KVKK'nın 5/2. maddesindeki sebeplere dayanarak işleriz: sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve temel haklarınıza zarar vermeyen meşru menfaatlerimiz.
Güvenlik ve denetim kayıtlarını hesabı korumak, işlemleri izlemek ve uyuşmazlıklarda kayıt sunabilmek için meşru menfaat kapsamında tutarız. Kanunun açıkça gerektirdiği kayıtları hukuki yükümlülük sebebiyle işleriz.
Müşteri verileriniz için geçerli hukuki sebebi firmanız belirler. Standart platform işlemlerini açık rızaya dayandırmıyoruz. Firmanız bir müşteri verisini açık rızaya dayanarak işleyecekse rızayı veriyi platforma girmeden önce siz almalısınız. Serbest not alanına özel nitelikli veri yazmamanızı öneririz.
Verileri kimlerle paylaşıyoruz?
Verileri satmayız ve reklam amacıyla paylaşmayız. Hizmetin çalışması için gereken sınırlı paylaşımlar şunlardır:
| Alıcı | Neden? | Hangi veri? |
|---|---|---|
| Barındırma ve altyapı sağlayıcısı | Platformu ve veritabanını çalıştırmak | Hizmette tutulan veriler, teknik gereklilik ölçüsünde |
| Firmanızın seçtiği e-posta sağlayıcısı | Teklif e-postasını göndermek | Alıcı e-postası, teklif bağlantısı ve e-posta içeriği |
| Yapay zekâ sağlayıcısı (Anthropic, ABD merkezli), yalnız firma sahibi asistanı açarsa | Asistanın sorulara firma kayıtlarından cevap vermesi | Sorulan soru ve cevap için gereken kayıt özetleri (görev başlığı, ürün adı, tutar, tarih; kârlılık sorulursa satış ve kâr tutarı). Kayıtlı müşteri ve tedarikçi adları ile soruda geçen telefon, e-posta ve kimlik numarası biçimindeki değerler gönderilmeden önce etiketle değiştirilir. Kayıtlı olmayan ya da farklı yazılmış bir ad, soruya veya görev başlığına yazıldığı gibi iletilebilir. Varsayılan kapalıdır. |
| Platform e-posta sağlayıcısı (Resend, yurt dışı) | Parola sıfırlama, ekip daveti ve firmanın açtığı otomatik bildirimleri göndermek | Alıcı e-postası ve ileti içeriği |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Geçerli bir yasal talebi veya yükümlülüğü karşılamak | Talebin kapsamıyla sınırlı kayıtlar |
Asistanı firma sahibi firma adına açar ve istediği zaman kapatabilir. Anthropic veriyi veri işleyen sıfatıyla, kendi ticari şartları ve veri işleme eki kapsamında işler; bu şartlara göre API verisini model eğitiminde kullanmaz. Konuşmayı kendi sistemlerimizde saklamayız; yalnız soru sayısını ve kullanılan işlem miktarını tutarız. Anthropic tarafındaki saklama, onun şartlarına tabidir. Asistanı açan firma, müşterilerine yaptığı aydınlatmaya bu aktarımı eklemekten sorumludur.
Teklif PDF'ini platformun çalıştığı sunucuda üretiriz; PDF üretimi için ayrı bir üçüncü taraf servisine teklif verisi göndermeyiz. Teklif e-postası ise firmanızın platforma tanımladığı kendi SMTP sunucusu üzerinden gider.
Paylaşım bağlantısını bilen herkes, bağlantı açık olduğu sürece teklifi ve teklifte gösterilen müşteri iletişim bilgilerini görebilir. T.C. kimlik numarası paylaşım sayfasında gösterilmez. Bağlantıyı yalnızca doğru alıcıyla paylaşın.
Ne kadar süre saklıyoruz?
Firma hesabı, kullanıcı, müşteri ve teklif verilerini hesabınız açık kaldığı sürece saklarız. Hesap kapandıktan sonra firma verileri en geç 30 gün içinde canlı sistemden silinir veya anonim hâle getirilir; yedeklerdeki kopyalar en geç 90 gün içinde yok olur. Kanuni saklama yükümlülükleri (ör. abonelik ve fatura kayıtları) ve devam eden uyuşmazlıklar için gereken kayıtlar bunun dışındadır.
Platformda sabit süre sonunda çalışan genel bir otomatik silme işlemi yoktur. Firmanız bir müşteriyi silerse ve müşteriye bağlı teklif bulunmuyorsa müşteri kaydını veritabanından sileriz. Bağlı teklif varsa ticari kayıt bütünlüğünü korumak için müşteriyi pasife çekeriz.
Güvenlik ve denetim kayıtlarını, güvenlik olaylarını araştırmak ve hukuki talepleri karşılamak için ihtiyaç duyduğumuz süre boyunca tutarız.
KVKK kapsamındaki haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi size aşağıdaki hakları verir:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi istemek
- İşleme amacını ve verinin amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek
- Verinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek
- Eksik veya yanlış verinin düzeltilmesini istemek
- Kanundaki şartlar oluştuğunda verinin silinmesini veya yok edilmesini istemek
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı kişilere bildirilmesini istemek
- Yalnız otomatik sistemlerin analiz ettiği bir sonuç aleyhinize doğarsa buna itiraz etmek
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarar görürseniz zararın giderilmesini istemek
Nasıl başvurabilirsiniz?
Noyan Asistan'ın veri sorumlusu olduğu firma hesabı ve kullanıcı verileri için başvurunuzu kayıtlı e-posta adresinizden info@solneks.com.tr adresine gönderin. Talebinizi, ilgili hesabı ve kullanmak istediğiniz hakkı açıkça yazın. Kimliğinizi doğrulamak için makul ek bilgi isteyebiliriz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde yanıtlarız.
Başvurunuz firmanızın müşteri kaydıyla ilgiliyse veri sorumlusu hizmeti kullanan firmadır. Bu durumda doğrudan o firmaya başvurmalısınız. Firmanız da müşterilerinden gelen başvuruları en geç 30 gün içinde yanıtlamalıdır.